Κοστίζουν χρόνο και χρήμα και έχουν άμεσο αντίκτυπο στην εικόνα των εταιρειών που συμμετέχουν. Τα specs αποτελούν μια εξαιρετικά δημοφιλή πρακτική, όμως, πόσο αποτελεσματική είναι η υλοποίησή τους στην Ελλάδα;

Οι διαγωνισμοί για την ανάθεση διαφημιστικών λογαριασμών, δηλαδή τα specs, είναι μία από τις σημαντικότερες διαδικασίες που συνδέουν διαφημιζόμενους και εταιρείες επικοινωνίας. Απαιτούν σημαντική δαπάνη με όρους χρόνου και χρήματος, ενώ ενέχουν ρίσκο για όλους τους εμπλεκόμενους.

Ανά τον κόσμο, οι φορείς που εκπροσωπούν διαφημιζόμενους και εταιρείες επικοινωνίας καλούνται να εντοπίσουν τις καλύτερες πρακτικές και να τις προτάξουν ως πρότυπα για τα μέλη τους, ώστε η διαδικασία να γίνεται με ομαλό και αποδοτικό τρόπο για αμφότερες τις πλευρές. Τι συμβαίνει στην Ελλάδα;

Η ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ
Έχοντας ως βάση τον οδηγό της World Federation of Advertisers (WFA) και της European Association of Communications Agencies (EACA), το 2009, ο ΣΔΕ και η ΕΔΕΕ εξέδωσαν τις «Οδηγίες για τη Σχέση Πελάτη – Εταιρείας Επικοινωνίας και Καλές Πρακτικές στους Διαγωνισμούς του Ιδιωτικού Τομέα».

Οι οικονομικες συνθηκες της ελληνικής αγοράς στα χρόνια που μεσολάβησαν δεν επέτρεψαν τη συνεπή εκπαίδευση στις καλές πρακτικές. Πλέον, ωστόσο, η κατάσταση της αγοράς, παρότι δύσκολη, δείχνει σημάδια σταθεροποίησης, ακόμη και οριακής βελτίωσης.

ΠΕΡΙΘΩΡΙΑ ΒΕΛΤΙΩΣΗΣ ΣΤΑ SPECS
Προκειμένου να διερευνήσει περαιτέρω την ελληνική πραγματικότητα αναφορικά με τα δεδομένα των specs, η ΕΔΕΕ διενήργησε το 2018 έρευνα στις εταιρείες–μέλη της, με αντικείμενο τους Διαγωνισμούς του Ιδιωτικού Τομέα σε υλοποίηση της εταιρείας ερευνών QED. Τα βασικά ευρήματα είχαν ως εξής:

– 1 στα 4 spec δεν καταλήγει σε καμία ανάθεση (24%), γίνεται δηλαδή χωρίς λόγο.
– Καταγράφεται συμμετοχή πολλών εταιρειών στα specs: μέχρι 4 εταιρείες 46% και 5+ εταιρείες στο 32% των spec.
– Για 4 στα 10 specs δεν δόθηκε brief δια ζώσης με δυνατότητα διευκρινιστικών ερωτήσεων. Για 6 στα 10 specs το ζητούμενο του brief ήταν σχετικά ασαφές.
– Για 4 στα 10 specs δεν είναι γνωστό το διαθέσιμο κονδύλι.
– Ο διαθέσιμος χρόνος προετοιμασίας των προτάσεων ήταν λιγότερος από 3 εβδομάδες για το 54% των specs.
– Μόνο για το 20% των specs τα κριτήρια επιλογής είναι απολύτως σαφή.
– Για 6 στα 10 specs δεν ήταν γνωστό ποια agencies συμμετείχαν.
– Σχεδόν σε όλες τις περιπτώσεις (95%) μη επιλογής μιας εταιρείας δεν δίνεται αποζημίωση για τις υπηρεσίες που προσέφερε (rejection fee).

ΟΔΗΓΟΣ ΚΑΛΩΝ ΠΡΑΚΤΙΚΩΝ
Στον «δωδεκάλογο» που ακολουθεί, ο ΣΔΕ και η ΕΔΕΕ συγκέντρωσαν τις βασικές παραμέτρους ενός spec και τον ορθό τρόπο αντιμετώπισής του, σύμφωνα με τη διεθνή πρακτική αλλά και τον κοινό νου. Όπως υπογραμμίζουν, οι βασικές αρχές της καλής πρακτικής μπορούν να ισχύουν σε κάθε spec, ανεξάρτητα από μέγεθος λογαριασμού, επικοινωνιακό discipline ή τρόπο διεξαγωγής.

1) To spec πρέπει να έχει νόημα και ηθική
Ένα αποτελεσματικό spec έρχεται να απαντήσει σε μια πραγματική και ουσιαστική επικοινωνιακή ή business ανάγκη του διαφημιζόμενου. Να δώσει λύσεις και προοπτική στο marketing. Το spec οφείλει να είναι μια συνειδητή απόφαση με τελικό αποτέλεσμα και σε καμία περίπτωση μέσο πίεσης για μία υπάρχουσα συνεργασία.

Πολύ περισσότερο, το spec δεν πρέπει να είναι συλλογή στρατηγικών κατευθύνσεων και δημιουργικών ιδεών, οι οποίες απλώς λειτουργούν ως food for thought. Ως διαφημιζόμενοι, βεβαιωθείτε ότι κάνετε spec μόνο όταν δεν έχετε άλλη επιλογή. Ως agencies, αξιολογήστε καλά τα δεδομένα πριν αποφασίσετε να συμμετάσχετε σε ένα spec και μην προτείνετε δωρεάν υπηρεσίες ως ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

2) Οι καλές πρακτικές βοηθούν
Διαβάστε το pitch guide του ΣΔΕ και της ΕΔΕΕ. Περιηγηθείτε στο site www.thegoodpitch.com των αντίστοιχων δύο βρετανικών φορέων ISBA και IPA. Κάνετε ερωτήσεις στο ΣΔΕ και την ΕΔΕΕ.

3) Η σωστή επιλογή είναι κρίσιμη
Κάνετε σωστή προεργασία για να φτιάξετε ένα long list με εταιρείες επικοινωνίας που η δουλειά τους φαίνεται ότι σας ενδιαφέρει. Ζητήστε από αυτές τις εταιρείες να σας στείλουν credentials με το προφίλ, τη δουλειά τους, τους ανθρώπους τους. Καταλήξετε σε shortlist με έως τρεις ή τέσσερις για να πάρουν brief και να προχωρήσουν σε προτάσεις. Μη δέχεστε να συμμετάσχουν agencies που πιέζουν, αλλά δεν πληρούν τις προδιαγραφές που θέτετε.

4) Το brief είναι το ήμισυ του παντός
Είναι εξαιρετικά σημαντικό να απομονώσετε το ουσιαστικό ζητούμενο και να το κάνετε απολύτως σαφές στα agencies που συμμετέχουν. Το agency πρέπει να εμβαθύνει σε αυτό ακριβώς που ζητάτε και για αυτό να κριθεί. Με αυτόν τον τρόπο η αξιολόγηση θα είναι και για εσάς μια πιο εύκολη διαδικασία.

Ένα ασαφές brief ποτέ δεν δίνει καλές προτάσεις. Ως διαφημιζόμενοι, δώστε το ίδιο ακριβώς brief σε όλα τα agencies δια ζώσης και απαντήστε σε ερωτήσεις. Διασφαλίστε ότι όλα τα agencies έχουν τον ίδιο βαθμό πληροφόρησης. Ως agencies, ζητήστε την πληροφόρηση που χρειάζεστε για να δουλέψετε αποτελεσματικά και χειριστείτε τη με εμπιστευτικότητα.

5) Όχι spec χωρίς budget
Το ύψος της επένδυσης ορίζει τον τρόπο επικοινωνίας, ιδιαίτερα όταν αυτό αφορά σε μικρότερα budgets. Χωρίς budget το agency καλείται να κάνει απλώς «ασκήσεις επί χάρτου», συχνά εκτός πραγματικότητας. Δεν χρειάζεται να επιχειρηματολογήσει κανείς για το πόσο κρίσιμο είναι οριστεί το διαθέσιμο κονδύλι για να σχεδιαστούν οι κατάλληλες προτάσεις.

6) Ο χρόνος δίνει καλύτερη δουλειά
Τα agencies έχουν μάθει να λειτουργούν υπό πίεση, δεν χρειάζεται να δοκιμάσετε την ταχύτητά τους και κατά τη διαδικασία του spec. Αντίθετα, μειώνετε τις πιθανότητες να πάρετε καλύτερη δουλειά. Δίνετε πάντοτε τουλάχιστον τρεις με τέσσερις εβδομάδες για τις προτάσεις, αφού ολοκληρωθεί η συζήτηση για το brief.

7) Κάθε διαγωνισμός χρειάζεται κριτήρια
Αποφασίστε πρώτα ποιοι είναι οι παράγοντες που σας ενδιαφέρουν περισσότερο στη συνεργασία που θα ορίσει το spec. Στη συνέχεια, κάνετε σαφή τα κριτήριά σας στα agencies που συμμετέχουν. Εξηγήστε τους, εκ των προτέρων, ποια είναι η βαρύτητα κάθε ζητουμένου για την επιλογή σας. Τηρήστε τα κριτήρια που εσείς θέσατε.


8) Η διαφάνεια είναι σημαντική
Δεν υπάρχει λόγος για μυστικότητα στη διαδικασία. Αντίθετα, αυτή δημιουργεί υποψίες και αβεβαιότητα. Όταν ένα spec διεξάγεται με ανοιχτά χαρτιά, οι συμμετέχοντες έχουν όλη την πληροφόρηση που χρειάζονται για να αξιολογήσουν αν αξίζει να συμμετάσχουν, δέχονται πιο εύκολα αυστηρούς κανόνες και δεσμεύονται. Και αυτό είναι σε όφελος και των δύο πλευρών.

Η ανοιχτή διαδικασία, εκ μέρους του διαφημιζόμενου, δεν σημαίνει απώλεια της εμπιστευτικότητας, σε ό,τι αφορά επιχειρηματικά ευαίσθητες πληροφορίες. Ένας καλός τρόπος να συμφωνηθούν οι όροι εμπιστευτικότητας είναι το πρότυπο NDA των βρετανικών ενώσεων, το οποίο έχει προσαρμοσθεί στα ελληνικά και μπορείτε να ζητήσετε από το ΣΔΕ ή την ΕΔΕΕ.

9) Σεβασμός στην επένδυση όλων
Κάθε spec απαιτεί κόστος, χρόνο, ενέργεια και από τις δύο πλευρές. Και οι δύο πλευρές οφείλουν να σέβονται αμοιβαία την απόφαση κάθε μέρους να μπει σε αυτή την επίπονη διαδικασία. Εξαιρετικά σημαντικό είναι να συμμετέχουν στο spec εξαρχής εκείνα τα στελέχη που θα λάβουν και τις τελικές αποφάσεις, ώστε να μη γίνεται σπατάλη χρόνου και ενέργειας. Αυτό αφορά τον διαφημιζόμενο όσο και το agency.

Οι διαφημιζόμενοι πρέπει να ελαχιστοποιούν τα ζητούμενα σε ό,τι πραγματικά έχει ουσία και βαρύτητα για τους ίδιους. Δεν νοείται spec πάνω σε ολόκληρο το portfolio ενός διαφημιζόμενου, γιατί αυτό αυξάνει το κόστος και μειώνει τη δυνατότητα της εμβάθυνσης στο ζητούμενο.

Τα agencies πρέπει να σέβονται τις επιλογές των διαφημιζόμενων σε κάθε στάδιο και να μην επιμένουν να συμμετέχουν, ενώ στην πραγματικότητα δεν έχουν ελπίδες επιτυχίας. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για το agency που χειρίζεται τον λογαριασμό, αν η σχέση με τον διαφημιζόμενο είναι «κουρασμένη».

Σε πολλές χώρες, η πρακτική των pitch fees έχει μεγαλύτερη εφαρμογή από την Ελλάδα. Pitch fee ή rejection fee δεν είναι αποζημίωση για τη δουλειά που έκαναν τα agencies που δεν επιλέχθηκαν, αλλά μια έμπρακτη απόδειξη δέσμευσης του διαφημιζόμενου ότι θα ολοκληρώσει τη διαδικασία και μια συμβολική κίνηση αναγνώρισης της προσφοράς των συμμετεχόντων. Τα pitch fees είναι προαιρετικά, ωστόσο καταδεικνύουν τη σοβαρότητα με την οποία αντιμετωπίζεται ένα spec.

10) Το spec δεν τελειώνει με την ανάθεση
Όσο σημαντική είναι η διαχείριση του spec κατά τη διάρκεια και πριν την τελική αξιολόγηση, άλλο τόσο σημαντική είναι η μεταχείριση όσων συμμετεχόντων απέτυχαν. Η επικοινωνία με όλα τα agencies για τα αποτελέσματα του spec πρέπει να είναι παράλληλη, σαφής και έγκαιρη. Μην αποφεύγετε να απαντήσετε σε όσους δεν επελέγησαν. Εξηγήστε τους πού βρίσκονταν τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία τους.

11) Προσοχή στην πνευματική ιδιοκτησία
Δώστε ιδιαίτερη σημασία στην πνευματική ιδιοκτησία. Οι προτάσεις που υποβάλλονται παραμένουν πάντα πνευματική ιδιοκτησία του agency. Μην υποκύπτετε στον πειρασμό να υιοθετήσετε επιμέρους ιδέες από agencies που δεν επελέγησαν, για οιονδήποτε λόγο. Αν έχετε βρει κάτι με πραγματική αξία, εξετάστε το ενδεχόμενο να αγοράσετε τα δικαιώματα χρήσης.

12) Χρειάζονται θαρραλέες αποφάσεις
Τα agencies έχουν κάθε δικαίωμα να σταθμίσουν σοβαρά τη συμμετοχή τους σε spec με ελλιπές brief, χωρίς budget, με λίγο χρόνο. Είναι προτιμότερο να πείτε όχι, αν δεν λάβετε την πληροφόρηση που χρειάζεστε ή αν δεν καλύπτεσθε από τη διαδικασία.

Η ΕACA δημοσίευσε πρόσφατα ένα ψηφιακό εργαλείο που λέγεται Pitch Evaluator, το οποίο αξιολογεί το ρίσκο που αναλαμβάνει ένα agency, με βάση μια σειρά ερωτήσεων για τις συνθήκες του spec. Το τεστ είναι ανώνυμο, χρήσιμο και εύκολο.

Οι διαφημιζόμενοι έχουν κάθε δικαίωμα να αποκλείσουν agencies που είτε πιέζουν με οποιονδήποτε τρόπο κατά τη διαδικασία, είτε δεν σέβονται τους κανόνες, εφόσον τους γνωρίζουν και τους έχουν αποδεχθεί.
Χρειάζεται θάρρος και από τις δύο πλευρές για να γίνει ένα καλό και αποτελεσματικό spec.

Η ΑΥΤΟΔΕΣΜΕΥΣΗ ΣΥΜΦΕΡΕΙ ΟΛΗ ΤΗΝ ΑΓΟΡΑ
Την ανάγκη αυτοδέσμευσης με άξονα βέλτιστες πρακτικές και κοινά αποδεκτές αρχές τονίζουν οι επικεφαλής του ΣΔΕ και της ΕΔΕΕ. Οι δύο ενώσεις έχουν αποστείλει τον Οδηγό στα μέλη τους, ενώ επισημαίνουν ότι η υιοθέτησή του στην πράξη επαφίεται στη διακριτική ευχέρεια των συναλλασσομένων μερών.

«Πιστεύουμε στην αξία της αυτοδέσμευσης»
Στον ΣΔΕ, πιστεύουμε στην αξία της αυτοδέσμευσης για τη βέλτιστη λειτουργία της αγοράς. Mε απόλυτο σεβασμό στην ελευθερία των συναλλαγών, προτείνουμε στα μέλη μας, κάθε φορά που βρίσκονται σε διαδικασία spec, να λειτουργούν με βάση την ηθική, να ανατρέχουν στον «12λογο του καλού spec» και να απαιτούν το ίδιο και από την πλευρά των εταιρειών επικοινωνίας.
Γρηγόρης Αντωνιάδης, Πρόεδρος, ΣΔΕ

«Προς το συμφέρον όλων ένα κοινό πλαίσιο»
Οι καλές πρακτικές θέτουν ένα κοινά αποδεκτό πλαίσιο μέτρου και λογικής. Είναι προς το συμφέρον όλων μας, διαφημιζόμενων και εταιρειών επικοινωνίας, να λειτουργούμε σε ένα τέτοιο πλαίσιο, ώστε να διασφαλίζουμε μια λογική και αξιοπρεπή διαδικασία spec και να μπορούμε να εστιάσουμε αποτελεσματικά στα ζητούμενα που έχουν πραγματική αξία για το brand και για την υπό διερεύνηση συνεργασία.
Μανόλης Παπαπολύζος, Πρόεδρος, ΕΔΕΕ